Datenschutzerklärung
Datenschutzhinweise für die Nutzung von UtilityHub
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten im Sinne der DSGVO ist:
HC Growth LTD
Vertreten durch den Geschäftsführer: Miguele Cieslar
Pentadaktylou 45 A2
Maroni, Larnaca 7737, Zypern
Eingetragen im Handelsregister der Republik Zypern
Registergericht: Department of Registrar of Companies and Intellectual Property
Registernummer: HE 486113
USt-IdNr.: CY60296903F
- E-Mail: service@utility-hub.one
- Telefon: +49 156 79 740299
Der technische Betrieb der Anwendung erfolgt im Auftrag von HC Growth LTD durch die AEVUM-SYSTEM LLC (externer IT-Dienstleister, Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO).
2. Welche Daten verarbeiten wir?
UtilityHub ist ein SaaS-Werkzeug für Energieberatungs- und Hausverwaltungsunternehmen. Wir verarbeiten folgende Datenkategorien:
| Kategorie | Inhalt |
|---|---|
| Account-Daten | Name, E-Mail, Rolle, Anmeldezeitpunkte |
| Kunden- und Objektdaten | Name, Anschrift, KNR, MALO, Verträge, Vertragsstatus — importiert durch B2B-Auftraggeber |
| Dokumente | Verträge, Vollmachten, Rechnungen — kunden- oder objektbezogen hochgeladen |
| Technische Daten | IP-Adresse und User-Agent, soweit sie in Sicherheits- oder Antragslogs anfallen |
| Einwilligungs- und Zustimmungsnachweise | Zeitpunkt, Konto, Erklärung und Dokumentversion, soweit eine Einwilligung oder Zustimmung abgegeben wird |
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Bereitstellung und Verwaltung von Unternehmenskonten sowie Vertragserfüllung gegenüber B2B-Kunden — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
- Verarbeitung von Endkunden-Daten im Auftrag der Hausverwaltung — auf dokumentierte Weisung und nach Maßgabe des AVV gemäß Art. 28 DSGVO; die konkrete Rechtsgrundlage gegenüber den betroffenen Endkunden bestimmt die jeweilige Hausverwaltung als Verantwortliche
- IT-Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb der Plattform
- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweils anwendbaren Vorschriften
- Einwilligungsbasierte Funktionen, soweit angeboten — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden
4. Rolle als Auftragsverarbeiter
Soweit unsere B2B-Kunden (Hausverwaltungen) personenbezogene Daten ihrer Endkunden (Mieter, Eigentümer etc.) in UtilityHub importieren oder erheben lassen, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.
Es besteht in jedem Einzelfall ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen der Hausverwaltung und uns. Die Hausverwaltung bleibt Verantwortlicher gegenüber den betroffenen Endkunden.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Die folgenden Auftragsverarbeiter verarbeiten Daten in unserem Auftrag. Die Liste entspricht Anlage 2 des AVV.
| Anbieter | Zweck | Standort | Transfer-Grundlage |
|---|---|---|---|
| AEVUM-SYSTEM LLC (IT-Dienstleister) | Technischer Betrieb, Entwicklung, Hosting-Verwaltung | USA (Wyoming) | AVV nach Art. 28 DSGVO · SCC, soweit kein EU-US DPF nachgewiesen ist |
| Supabase Inc. | Datenbank-, Auth- und Datei-Hosting, Projektregion eu-west-1 | Irland | DPA + SCC |
| Vercel Inc. | Frontend- und Serverless-Hosting, Ausführung in der Region fra1 | USA (Ausführung in der EU) | DPA · EU-US DPF / SCC |
| Cloudflare Inc. | DNS und optional CDN | USA (EU-Routing) | DPA · EU-US DPF / SCC |
| Komoot GmbH (Photon) | Adress-Autovervollständigung (serverseitig) | Deutschland | Verarbeitung in der EU |
| OpenStreetMap Foundation (Nominatim) | Ortsbestimmung zu Objektadressen, Karte erst auf Klick | Vereinigtes Königreich | Angemessenheitsbeschluss (UK) |
| Proton AG | Versand der E-Mails aus der Anwendung | Schweiz | Angemessenheitsbeschluss (Schweiz) · AVV |
Fachpartner mit Portalzugang (keine Auftragsverarbeiter von HC Growth LTD)
Soweit eine Hausverwaltung den jeweiligen Bereich im Portal freischaltet, können die folgenden Stellen die dazu gehörenden Vorgänge einsehen. Sie sind eigenständige Verantwortliche im Mandat mit der Hausverwaltung, nicht Auftragsverarbeiter von HC Growth LTD. HC Growth LTD stellt nur die technische Plattform bereit.
| Partner | Person | Was sichtbar wird | Einordnung |
|---|---|---|---|
| Finanzmanufaktur e.K., Neumarkt 31, 04109 Leipzig, HRA 19081 (Amtsgericht Leipzig), Versicherungsmakler nach § 34d GewO | Jan Wiesigkstrauch | Policen und Versicherungsunterlagen des Bereichs Versicherung | Eigener Verantwortlicher. Die Portal-Freischaltung ist keine Bestandsübertragung. |
| Bestandsnetz Consult, Oederaner Straße 11, 01159 Dresden | Jannik-Noah Grätke | Schadensmeldungen, Akte und Unterlagen des Bereichs Schaden | Eigener Verantwortlicher für die operative Schadenbearbeitung. Keine Versicherungsvermittlung laut deren Impressum. |
Der Zugang erfolgt über personenbezogene Konten und ist auf die von der Hausverwaltung freigegebenen Fachbereiche beschränkt. Ohne eine entsprechende Freigabe besteht kein Zugriff.
Calendly LLC bucht Termine über den Link auf der Anmeldeseite. Dabei werden Name, E-Mail und der Wunschtermin der buchenden Person an Calendly übermittelt (USA, DPA des Anbieters). Die Kunden- und Objektdaten der Hausverwaltungen gehen nicht an Calendly.
Drittlandübermittlung (Art. 44 ff. DSGVO): Soweit Empfänger ihren Sitz in einem Drittland haben, stützt sich die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss und/oder EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
6. Speicherdauer
| Datenart | Speicherdauer |
|---|---|
| Aktive Kundendaten | bis Beendigung des Vertrags mit der Hausverwaltung |
| Inaktive Kunden | Löschung nach der im System hinterlegten Frist, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht |
| Audit-Logs | 365 Tage. IP-Adressen in diesen Logs werden nach 30 Tagen gekürzt, soweit sie überhaupt gespeichert sind |
| Auskunfts- und Löschanträge | 3 Jahre als Nachweis, einschließlich der dabei erfassten IP-Adresse |
| Einwilligungs-Nachweise | bis Widerruf plus 3 Jahre Verjährung |
| Buchungsbelege und Rechnungen | für die jeweils anwendbare gesetzliche Aufbewahrungsfrist; die konkrete Frist wird je Belegart und anwendbarem Recht im Löschkonzept dokumentiert |
7. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf:
- Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie die oben genannten Kontaktdaten verwenden. Zum Schutz vor unbefugten Auskünften kann ein geeigneter Identitätsnachweis verlangt werden.
Hinweis für Endkunden der Hausverwaltungen: Bitte wenden Sie sich zuerst an die jeweilige Hausverwaltung (Verantwortlicher i. S. v. Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Wir leisten als Auftragsverarbeiter Beistand gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO.
8. Cookies und Reichweitenmessung
Die Anwendung unter app.utility-hub.one setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (Supabase-Auth). Es wird serverseitig gesetzt: HttpOnly, in Production Secure, SameSite=Lax. Das ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei.
Die Anwendung lädt keinen Google Tag Manager, kein Meta-Pixel und kein LinkedIn Insight Tag.
Die Marketing-Website utility-hub.one ist ein getrenntes Angebot. Für deren Besuch gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung: https://utility-hub.one/datenschutz.
9. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung, logische Mandantentrennung, rollenbasierte Zugriffssteuerung, sichere Sitzungs-Cookies, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge sowie Schutzmaßnahmen gegen automatisierte Anmelde- und Missbrauchsversuche. Verfügbarkeits-, Sicherungs- und Wiederherstellungsmaßnahmen richten sich nach dem dokumentierten aktuellen Betriebs- und Anbieterstand. Die Maßnahmen werden risikoorientiert überprüft und weiterentwickelt.
10. Automatisierte Entscheidungen
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet bei der Nutzung von UtilityHub nicht statt.
11. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich Rechtslage oder Verarbeitung ändern. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung.